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Effektivität und Dynamik

Mag. Johann Aglas Marketingexperte für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte

Zeitgleich mit der Gründung einer Kanzlei stellen sich die Fragen des Raumbedarfs und der effektiven Gestaltung der Kanzleiräumlichkeiten. Wer zu diesem Zeitpunkt versucht, die eigene Kanzlei mit den Augen von Mandanten und Mitarbeitern zu sehen, legt den Grundstein für optimales Kanzleidesign.

Gleich zu Beginn einer Kanzleigründung steht die Beantwortung schwieriger Fragen an:

  • Wie groß sollen die Kanzleiräumlichkeiten sein?
  • Wie viele Mitarbeiter werden von Anfang an in der Kanzlei tätig sein?
  • Wie wird sich die Kanzlei wirtschaftlich und personell entwickeln?

Bei der Beantwortung der Fragen vertraut man am besten auf seine Zielsetzungen und legt den Raumbedarf danach aus. Jedoch können modulare Bürosysteme gerade in der Gründungsphase sehr dienlich sein. Das heißt, wer sich für weniger Quadratmeter entscheidet, schont sein Startkapital und kann mit flexiblen Elementen, wie etwa modularen Trennwänden und Arbeitsflächen, die erste Wachstumsphase gut abfangen. Sollte Ihre Kanzlei aus allen Nähten platzen, ist die Einrichtung von Heimarbeitsplätzen oder die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen durch Teilzeitmitarbeiter möglich. Hat man sich für ein Gebäude oder ein Büro entschieden, folgt die Aufgabe der effektiven Gestaltung der Kanzleiräume. Optimal wäre, zu diesem Zeitpunkt bereits ein eigenes Corporate Design zu haben. Präsentieren Sie Ihr Logo nicht nur auf Briefpapier, Visitenkarten oder in Online-Auftritten, sondern setzen Sie sie auch bewusst im Rahmen der Kanzleiräume ein. Vom Logo abgeleitet wird die Unternehmensfarbe. Wird diese gezielt in der Kanzlei eingesetzt, entsteht ein abgerundetes Gesamtbild, das von Mitarbeitern und Mandanten als dynamisch und stimmig wahrgenommen wird.

Parkplätze speziell für Mandanten freihalten

Aus der Sicht von Mandanten beginnt eine effektive Kanzleigestaltung bereits bei der Kanzleiwebsite, die beispielsweise auch einen Anfahrtsplan bietet. Halten Sie für Mandantenbesuche Parkplätze frei und beschildern sie diese mit Ihrem Kanzleilogo. Vom Eingangs- und Fahrstuhlbereich bis zum Kanzleiempfang werden ebenfalls Schilder angebracht, die mit Kanzleilogo gestaltet sind und klar den Weg weisen. Gestalten Sie Ihren Empfangsbereich offen und Ihren Besprechungsraum hell, so fühlt sich der Gast willkommen. Präsentieren Sie beispielsweise auch Ihre Kaffeetassen in den Unternehmensfarben. Der Besprechungsraum selbst sollte über moderne Technik wie Beamer, W-Lan und Anschlussbuchsen verfügen. Für Bilanzpräsentationen verwenden Sie am besten Softwareprodukte, die auf Knopfdruck einen verständlichen sowie professionellen Ergebnisbericht präsentieren und so den Besuch Ihres Mandanten zum besonderen Erlebnis machen. Ihre Arbeit werten Sie auf, indem Sie die Bilanz in einer Bilanzbindemappe mit Kanzleidesign überreichen. Zurück zu den Mitarbeitern und ihren Bedürfnissen. Nachdem die Anzahl und Qualifikation der Kanzleimitarbeiter feststeht, geht es an die Gestaltung der Büroräumlichkeiten. Oberstes Ziel sollte dabei sein, die Arbeitsplätze ansprechend zu gestalten und eine Wohlfühlatmosphäre entstehen zu lassen. Das unterstützt die Bindung Ihrer Mitarbeiter an die Kanzlei und macht Ihr Unternehmen auch für neue Mitarbeiter attraktiv. Auch für die Büroräume gilt, die Unternehmensfarbe immer wieder einfließen zu lassen. In Sachen Büromöbel werden die Anforderungen an den Arbeitsplatz pro Arbeitnehmer analysiert und parallel dazu die Arbeitsabläufe festgehalten.

  • Welche Arbeitsmittel sind erforderlich?
  • Wer muss mit wem wie zusammenarbeiten können, um eine optimale Arbeitsleistung abliefern zu können?

Achten Sie dabei speziell auf die Kommunikationswege zwischen den Mitarbeitern und planen Sie Gemeinschaftsflächen für Drucker oder Fax ein. Zu guter Letzt sollten Sie ein Augenmerk auf Kommunikationsinseln legen, an denen sich Ihre Mitarbeiter spontan treffen und austauschen können. Das trägt wesentlich zu einer guten Unternehmenskultur bei. Mit den Erkenntnissen aus diesen Analysen werden am besten zwei Büroausstatter mit der detaillierten Planung einer Ausstattung beauftragt. Wählen Sie jenen Büroausstatter aus, der es am besten versteht, Ihre Kanzlei zu einem dynamischen Ort zu machen, an dem sich Ihre Mandanten wohlfühlen und Ihre Mitarbeiter einen attraktiven Arbeitsplatz vorfinden.

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